Umiejętności zarządzania zespołem

Więc właśnie dostałeś nową pracę jako menedżer. Gratulacje! A może właśnie otrzymałeś zadanie zebrania nowego zespołu. Co za wyzwanie!

Tak czy inaczej, niezależnie od tego, czy Twój zespół już istnieje, czy też Twoim obowiązkiem jest jego stworzenie, co robisz dalej?

W tym artykule przyjrzymy się niektórym z kluczowych rzeczy, które muszą zrobić menedżerowie zespołów, jeśli ich zespół ma prosperować i odnosić sukcesy. Obejmują one wybór właściwych osób i decydowanie o tym, kto co robi, komunikowanie się, rozwijanie i motywowanie ludzi. Obejmuje również niektóre z najczęstszych pułapek, których należy unikać.

Najpierw rzeczy pierwsze

Ale wcześniej przydatne są niektóre definicje. Czym dokładnie jest zarządzanie? A czym różni się od przywództwa ?

Dobrym punktem wyjścia jest cytat Warrena G. Bennisa, że ​​„Liderzy to ludzie, którzy robią właściwe rzeczy; menedżerowie to ludzie, którzy robią rzeczy dobrze”. Przywództwo obejmuje tworzenie przekonującej wizji przyszłości, przekazywanie tej wizji oraz pomaganie ludziom w jej zrozumieniu i zaangażowaniu. Z drugiej strony menedżerowie są odpowiedzialni za zapewnienie efektywnej i skutecznej realizacji wizji .

Oczywiście te dwie role nakładają się na siebie – i aby być w pełni skutecznym, trzeba je pełnić. Jednak ten artykuł koncentruje się na konkretnych umiejętnościach i obowiązkach menedżerów oraz na dostępnych im narzędziach. W końcu nie ma sensu pobudzać ludzi do pracy nad bajeczną wizją przyszłości, tylko po to, by padać na twarz, jeśli chodzi o wdrożenie.

Znaczenie delegowania

Najwyższym priorytetem dla kierowników zespołów jest delegowanie . Nieważne, jakie masz umiejętności, tylko tyle możesz osiągnąć, pracując samodzielnie. Z zespołem za sobą możesz osiągnąć o wiele więcej: dlatego tak ważne jest, abyś skutecznie delegował!

Udana delegacja zaczyna się od dopasowania osób i zadań, więc najpierw musisz wyjaśnić, jaka jest rola i cele Twojego zespołu. Dobrym sposobem na to jest stworzenie karty zespołu , który określa cel zespołu i sposób jego działania. Nie tylko pomaga to Twojemu zespołowi na świetnym początku, ale może być również przydatne do przywrócenia zespołu na właściwe tory, jeśli zbacza z kursu.

Tylko wtedy będziesz mógł pomyśleć o umiejętnościach, doświadczeniu i kompetencjach w swoim zespole i zacząć dopasowywać ludzi do zadań. 

Motywowanie swojego zespołu

Kolejnym kluczowym obowiązkiem kierownika jest motywowanie członków zespołu.

Jeśli wierzysz, że są z natury leniwi, wierzysz w teorię X, a jeśli uważasz, że większość z nich jest szczęśliwa i chętna do pracy, będziesz skłaniał się ku Teorii Y. Upewnij się, że w pełni rozumiesz te teorie – wpłyną one zasadniczo na Twój sukces w motywowaniu ludzi.

Rozwijanie swojego zespołu

Zespoły składają się z osób, które mają różne poglądy i umiejętności oraz znajdują się na różnych etapach kariery. Niektórzy mogą uznać, że zadania, które im przydzieliłeś, są trudne i mogą potrzebować wsparcia. Inni mogą być „starymi rękoma” w tym, co robią i mogą szukać okazji do poszerzenia swoich umiejętności. Tak czy inaczej, Twoim obowiązkiem jest rozwój wszystkich Twoich ludzi.

Twoje umiejętności w tym aspekcie zarządzania zdefiniują Twój długoterminowy sukces jako menedżera. Jeśli możesz pomóc członkom zespołu stać się lepszymi w tym, co robią, staniesz się menedżerem, dla którego ludzie aspirują do pracy, a także wniesiesz wielki wkład w swoją organizację.

Najskuteczniejszym sposobem rozwoju Twoich ludzi jest regularne przekazywanie informacji zwrotnych członkom Twojego zespołu. Wielu z nas denerwuje się udzielaniem informacji zwrotnych, zwłaszcza gdy muszą one być negatywne. Jeśli jednak regularnie przekazujesz i otrzymujesz informacje zwrotne, wydajność wszystkich ulegnie poprawie.

Komunikacja i praca ze swoim zespołem – i z innymi

Umiejętności komunikacyjne są niezbędne do osiągnięcia sukcesu w prawie każdej roli, ale istnieją szczególne umiejętności i techniki, których będziesz używać częściej jako menedżer niż jako zwykły pracownik. Podlegają one dwóm nagłówkom: komunikowanie się z członkami zespołu i komunikowanie się z osobami spoza zespołu. Przyjrzymy się każdemu po kolei.

Komunikowanie się z ludźmi w swoim zespole

Jako kierownik zespołu prawdopodobnie będziesz przewodniczył regularnym sesjom, a także jednorazowym spotkaniom. Spotkania wszelkiego rodzaju, a szczególnie te regularne, słyną z marnowania czasu, dlatego warto opanować umiejętność prowadzenia efektywnych spotkań .

Wiele spotkań obejmuje burze mózgów. Jako kierownik zespołu często będziesz musiał ułatwiać te, więc będziesz musiał czuć się z tym komfortowo. To coś więcej niż tylko wymyślanie kreatywnych pomysłów, jak to robisz, gdy jesteś zwykłym uczestnikiem takiej sesji. Upewnij się, że rozumiesz, gdzie mogą się nie udać i co możesz zrobić, aby tego uniknąć.

Aktywne słuchanie to kolejna ważna umiejętność dla menedżerów – i innych – do opanowania. Kiedy jesteś odpowiedzialny, możesz łatwo pomyśleć, że wiesz, co powiedzą inni, lub że słuchanie jest mniej ważne, ponieważ i tak wymyśliłeś rozwiązanie.

Nie wpadnij w tę pułapkę. Większość dobrych menedżerów jest aktywnymi słuchaczami: pomaga im to wcześnie wykrywać problemy (chociaż nadal łatwo się z nimi uporać), unikać kosztownych nieporozumień i budować zaufanie w swoich zespołach.

Komunikowanie się z ludźmi spoza zespołu

Twój szef jest prawdopodobnie najważniejszą osobą, z którą musisz się komunikować. Poświęć trochę czasu, aby w pełni zrozumieć, czego szef chce od Ciebie i Twojego zespołu – jeśli dokładnie wiesz, co jej się podoba i jak woli, aby to zostało dostarczone, będziesz mógł lepiej spotkać się z jej aprobatą.

Nie bój się poprosić szefa o coaching lub mentora: zwykle możesz się od niego wiele nauczyć, ale może nie być proaktywny w oferowaniu tego. Jeśli zwracasz się do swojego szefa o radę, upewnij się, że przemyślełeś wszystko tak dobrze, jak tylko możesz. Przedstaw temat z podsumowaniem swojego myślenia, a następnie powiedz, gdzie potrzebujesz pomocy.

Ponadto, jako menedżer, częścią twojej pracy jest dbanie o swój zespół i ochrona go przed nieuzasadnioną presją. Naucz się umiejętności takich jak asertywność i korzystne dla obu stron negocjacje , dzięki czemu możesz albo odrzucić pracę, albo wynegocjować dodatkowe zasoby.

Inną częścią twojej pracy jest zarządzanie sposobem interakcji twojego zespołu z innymi grupami. Użyj analizy interesariuszy aby zidentyfikować grupy, z którymi musisz się zmierzyć. Następnie porozmawiaj z tymi ludźmi, aby dowiedzieć się, czego od ciebie chcą i co mogą zrobić, aby ci pomóc.

Dyscyplina zarządzania

Niezależnie od tego, jak bardzo masz nadzieję, że nie będziesz musiał tego robić, w karierze większości menedżerów przychodzi czas, kiedy muszą oni dyscyplinować pracownika. Dyscyplina może nieznacznie różnić się od podstawowej informacji zwrotnej, ponieważ nie zawsze odnosi się konkretnie do pracy pracownika. Możesz na przykład przekazać informację zwrotną na temat ich sposobu przez telefon, ale radzenie sobie z problemami z pomiarem czasu lub pielęgnacją osobistą może wymagać innego podejścia.

Oczywiste naruszenia prawa lub polityki firmy są łatwe do zidentyfikowania i radzenia sobie z nimi. Ale co z innymi sytuacjami? Z jednej strony nie chcesz wydawać się małostkowy. Z drugiej strony nie możesz odpuścić rzeczy, którymi należy się zająć.

Skorzystaj z tych ogólnych zasad, aby zdecydować, czy musisz podjąć działanie. Jeśli odpowiedź na którekolwiek jest twierdząca, musisz umówić się na rozmowę z pracownikiem na osobności.

  1. Czy problem wpływa na jakość produktu pracownika do klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego)?Grafik regularnie spóźnia się do pracy, chociaż zostaje do późna, żeby to zrekompensować. Klienci są czasami sfrustrowani brakiem możliwości dodzwonienia się do niego na początku dnia, zwłaszcza gdy pracuje nad pośpiechem.
  2. Czy problem niekorzystnie wpływa na spójność zespołu?Poszczególni projektanci mają tendencję do pracy nad własnymi projektami, z kilkoma spotkaniami członków zespołu projektowego, więc nie ma to wpływu na spójność. Jednak ludzie zauważają jego brak punktualności, a inni zaczynają tracić czas.
  3. Czy sprawa niepotrzebnie narusza interesy innych osób w zespole?Projektant siedzący obok spóźnialskiego jest niezadowolony, że musi odbierać telefony od klientów, zanim dotrze do biura, i nie jest w stanie udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie „Kiedy on będzie?”

W takiej sytuacji kierownik zespołu projektowego postanawia porozmawiać z spóźnialskim ze względu na wpływ na jego współpracownika. Zgadzają się, że spóźnienie do pracy nie stanowi problemu (ma długi dojazd, duży ruch na trasie), ale zobowiąże się do przychodzenia do 9:30 każdego dnia, aby zmniejszyć liczbę telefonów, które musi wykonywać jego współpracownik. pola, a także daj jej stały czas na rozdawanie klientom. Będzie pracował do późna, żeby nadrobić czas, i podejmie się zadania, którego nie lubi nadrabiać za dodatkową obsługę telefonu.

Kiedy stajesz w obliczu potencjalnego problemu z dyscypliną, poświęć trochę czasu na zebranie informacji o sytuacji, zdecyduj, co zamierzasz zrobić, i działaj. Problemy z dyscypliną rzadko znikają same z siebie i zwykle pogarszają się, często wywołując znaczną niechęć wśród innych członków zespołu.

Pułapki, których należy unikać

Istnieje wiele typowych błędów, które popełniają nowi menedżerowie. Uważaj, aby ich uniknąć!

To są:

  • Myślenie, że możesz polegać na swojej dotychczasowej wiedzy zawodowej i umiejętnościach technicznych, aby odnieść sukces jako menedżer. Niezbędne jest poświęcenie czasu na rozwijanie umiejętności dobrego zarządzania i umiejętności ludzkich – mogą one być ważniejsze niż umiejętności techniczne!
  • Brak regularnych konsultacji z szefem w chybionej próbie pokazania, że ​​sam sobie radzisz.
  • Zbliżanie się do szefa bez przemyślenia problemu i bez zastanowienia się, jak można go rozwiązać.
  • Zawstydzać szefa lub pozwalać jej na przykrą niespodziankę. Postępuj zgodnie z zasadą „bez niespodzianek”.
  • Robienie wszystkiego, co wymaga od szefa obrony cię przed innymi. Może to spowodować, że Twój szef „straci twarz” ze swoimi kolegami i przełożonymi, a to sprawia, że ​​wygląda na to, że jego zespół wymknął się spod kontroli.
  • Brak rozmowy z klientami (wewnętrznymi lub zewnętrznymi) o tym, czego chcą od Ciebie i Twojego zespołu.
  • Niewłaściwe korzystanie z uprawnień – upewnij się, że wszystko, o co prosisz ludzi, leży w interesie organizacji.

Wiele z tych punktów wydaje się oczywistych, jednak niezwykle łatwo jest popełnić te błędy w pośpiechu codziennego życia menedżerskiego.

Author: 4ele